1、申辦國際和海峽兩岸學術會議須至少提前三個月提出申請，并填寫《bevictor伟德官网舉辦國際和海峽兩岸學術會議申報表》，注明會議名稱、内容、時間、地點、規模、經費籌措等情況，同時應提供被邀請者的有關情況（姓名、性别、國别、職務、職稱、所在單位、學術專長等）。文科由社科處，理工科由科技處負責審核。
2、申辦單位在得到社科處（文科）、科技處（理工科）審核批準後，即向國際交流處或港澳台事務辦公室遞交書面申請表， 經主管校領導簽署意見後立項，并由國際交流處或港澳台事務辦公室報上級主管部門審批。各申辦單位必須得到批準後方能具體操作。為盡早辦理與會者的入境簽證，各申辦單位應至少提前一個半月将邀請外籍與會人員的姓名、國籍、護照号碼等報國際交流處；将邀請的港澳台與會人員的相關信息報港澳台事務辦公室。
3、申辦單位應認真做好會議的各項工作，會議結束後填寫《bevictor伟德官网學術研讨會總結表》，連同會議紀要報國際交流處和社科處（文科）、科技處（理工科）備案。
4、會議審核的解釋權在社科處和科技處，會議報批的解釋權在國際交流處或港澳台事務辦公室。有關舉辦國際會議基金資助，請參閱人事處，社科處、科技處的有關規定。